En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013, ponemos a su disposición las Políticas de Tratamiento de Información que han sido adoptadas por JAO MARKETING S.A.S. con NIT 900.409.619-0, en adelante JAO, una compañía que se dedica a la dirección y realización de grandes eventos y acciones de marketing para el sector público y privado.
OBJETO
Establecer las políticas y procedimientos que JAO aplica para el debido tratamiento de los datos personales que le hayan sido o sean proporcionados por sus trabajadores (o candidatos a trabajadores), proveedores (o candidatos a proveedores), clientes y usuarios, así como cualquier persona natural que pretenda entablar o tenga una relación con JAO, respecto a la cual se ha aceptado y autorizado a la compañía para utilizar y tratar los datos personales e información suministrada al amparo de unas finalidades informadas para el debido desarrollo de las actividades propias de la compañía.
ALCANCE
Esta política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de JAO MARKETING SAS quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento. Todos los empleados de nuestra compañía están cubiertos bajo esta política. Asimismo, nuestros aliados comerciales, proveedores y contratistas cuando, en desarrollo de su labor, tengan acceso a datos personales administrados por JAO.
DEPENDENCIA DEL RESPONSABLE
JAO MARKETING S.A.S.
NIT: 900.409.619-0
Domicilio: Medellín –Antioquia.
Canal de contacto para hábeas data: atencionalcliente@grupojao.com
GLOSARIO
Las Definiciones establecidas a continuación son las descritas en la Ley 1582 de 2012, Ley General de Protección de Datos Personales y demás normas que la reglamentan.
Autorización: Es el consentimiento previo y expreso dado por el Titular, en el cual autoriza el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Documento generado por el Responsable del tratamiento de datos personales, el cual comunica al Titular de la información la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, los medios para acceder a las mismas así como las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y ordenados sistemáticamente para ser sometidos a tratamiento.
Dato Personal: Es cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que pueden asociarse con una persona natural.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sea objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación que verse directamente sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, circulación, uso o supresión.
PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Es un compromiso de JAO MARKETING S.A.S. en desarrollo de su gestión, el entender y aplicar de manera armónica los principios establecidos en la Ley General.
5.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
5.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
5.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
5.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
5.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma;
5.9. Necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados;
5.10. Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD
JAO trata sus datos para las finalidades que se listan a continuación, y lo hace a través de sus empleados y proveedores, quienes conocen la normatividad en ésta materia así como nuestra política y se han comprometido a cumplirla cabalmente:
6.1. Finalidades previstas para nuestros clientes y aliados: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la dirección, planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas, así como la prestación del servicio de publicidad para las compañías que nos contratan.
Los datos se usan también para formalizar el relacionamiento comercial y desarrollar el contrato de prestación de servicios durante todas las etapas del mismo, en consecuencia, se guardan los datos de contacto de las personas de contacto que representan y/o trabajan con el cliente y/o aliado.
En la prestación de estos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente y/o aliado.
6.2. Finalidades previstas para nuestros usuarios: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas así como la prestación del servicio de publicidad para nuestros clientes y/o aliados.
En consecuencia usualmente se realizan las siguientes actividades: registro de las personas que asisten al evento, identificación de las mismas, entrega de kits, asistencia general en el transcurso del evento, asistencia médica en caso de ser requerida, entrega de premios y/o reconocimientos, toma de imágenes y videos así como la publicación de los mismos en redes sociales de JAO y/o de nuestros clientes (como Facebook, Instagram, Twitter, Página Web), registro fotográfico para piezas digitales o impresas, en general, se recolecta información antes y durante el evento para la adecuada realización, recordación y divulgación del mismo así como para el envío de información publicitaria que pueda ser de interés del Titular.
Conservamos los datos de contacto para proporcionarle información relativa al evento, para la difusión de eventos organizados por JAO o sus clientes/aliados para el envío de información, publicidad y promociones de JAO o sus clientes/aliados vía correo electrónico, SMS, teléfono o celular y en general, se utilizan los datos marketing, branding y publicidad.
Eventualmente se usan los datos para realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado por JAO.
En la prestación de éstos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada evento.
6.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y ex empleados.
La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que JAO se forme una opinión sobre las calidades de la persona y poder atender debidamente el proceso de selección de personal.
Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos y cumplir con las obligaciones legales en la materia, así como para brindar beneficios extralegales o coordinar actividades de bienestar previstos en razón de su vínculo con el empleador.
Los datos de los exempleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social.
6.4. Finalidades previstas para el caso de proveedores personas naturales de la Compañía.
Los datos personales de los proveedores se recolectan con el fin de conocerlos, contactarlos y eventualmente contratarlos para la prestación de servicios relacionados con los productos que ofrece JAO.
En el caso de ser contratados, sus datos se utilizan para el desarrollo del contrato de prestación de servicios suscrito, para efectuar auditorias de servicio así como para hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos.
Adicionalmente, pueden ser utilizados para hacerles partícipes de actividades, campañas que puedan resultar de su interés, para la realización de capacitaciones y comunicarles de protocolos de servicio de la compañía.
DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Los Titulares pueden ejercer sus derechos ante JAO, respecto de los datos personales que les conciernen en cualquier momento.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Los medios para obtener la autorización serán físicos, electrónicos, verbales y a través de conducta inequívocas.
La autorización del Titular no es necesaria cuando se trate de:
Para el Tratamiento de los datos de los menores corresponde a los representantes legales otorgar la autorización, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.
Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular según lo señalado por la Corte Constitucional en sentencia C- 748 de 2011.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De conformidad con lo señalado por el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El Titular entiende que es FACULTATIVO autorizar su Tratamiento a JAO.
DERECHO FUNDAMENTAL DE HÁBEAS DATA
El artículo 15º de la Constitución Política establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.
Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, éste derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
Este derecho fundamental es desarrollado por la Ley 1581 de 2012, Ley General de Protección de Datos Personales, y a continuación se señalan los procedimientos para ejercerlo.
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.
A continuación, se explican en detalle los procedimientos de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012.
12.1. CONSULTAS
Los Titulares, sus causahabientes o apoderados podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por JAO o su Encargado, en desarrollo del artículo 14º de la Ley 1581 de 2012 denominado “Consultas”:
La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable o Encargado del Tratamiento para la atención de peticiones, consultas o reclamos en hábeas data o en su defecto por cualquier canal de contacto habilitado por éste.
Una vez que JAO o su Encargado reciba la solicitud de información procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre éstos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
12.2. RECLAMOS.
El Titular, sus causahabientes o apoderados que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por JAO o su Encargado, debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de JAO o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante JAO o el Encargado de conformidad con lo señalado en el artículo 15º de la Ley 1581 de 2012.
El reclamo se formulará por el medio habilitado por el Responsable o Encargado del Tratamiento para la atención de peticiones, consultas o reclamos en hábeas data o en su defecto por cualquier canal de contacto habilitado por éste.
El reclamo se formulará ante JAO o su Encargado acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
JAO utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente.
Si JAO no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.
El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a formular una queja.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La protección de los datos personales es una actividad que se realiza con absoluta responsabilidad, para lo cual se han adoptado medidas administrativas, físicas y tecnológicas tendientes a garantizar y velar por su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
En cuanto a la confidencialidad, JAO se compromete a suscribir convenios de transmisión cuando realice encargos que impliquen tratamiento de datos personales, así como a suscribir cláusulas de confidencialidad y adecuado Tratamiento de datos personales con proveedores o empleados, cuando con ocasión de sus funciones tengan que conocer datos personales administrados por la compañía.
TIEMPOS DE CONSERVACIÓN
Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD
Los Titulares pueden consultar la presente política y el aviso de privacidad de JAO en la página o solicitarla vía correo electrónico: atencionalcliente@grupojao.com
JAO se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones en cualquier momento a la presente Política, así como también al Aviso de Privacidad, para la atención de novedades legislativas o para actualizar su política cuando la actividad comercial de JAO implique nuevos Tratamientos de la información personal.
Adoptado en Enero del 2010
Actualizado en Enero de 2023
ANEXO I
AVISO DE PRIVACIDAD DE JAO MARKETING SAS
1. Responsable y Política de Tratamiento de Datos Personales
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es la compañía:
JAO MARKETING S.A.S.
NIT: 900.409.619-0
Domicilio: Calle 9 SUR 32 210 INT 102
Medellín –Antioquia.
La Política de Tratamiento de datos personales de la compañía, se encuentra publicada en la página web www.jao.com.co
2. Canales de comunicación para peticiones, quejas y reclamos relacionados con hábeas data:
La compañía tiene dispuesto como canal de contacto con los Titulares de datos personales cuya información repose en nuestras bases de datos, el siguiente:
Canal de contacto para hábeas data: atencionalcliente@grupojao.com Cualquier inquietud adicional teléfono 57+4 3120093 y al celular 57+3045512166, estaremos gustosos de atenderte.
3. Tratamiento de los datos administrados por JAO
JAO está comprometida con el respeto del régimen de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012 , y la aplica junto con su Política de Tratamiento, para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que le hayan sido o sean proporcionados por sus trabajadores (o candidatos a trabajadores), proveedores (o candidatos a proveedores), clientes y usuarios, así como cualquier persona natural que pretenda entablar o tenga una relación JAO, respecto a la cual se ha aceptado y autorizado a la compañía para utilizar y tratar los datos personales e información suministrada al amparo de unas finalidades informadas para el debido desarrollo de las actividades propias de la compañía.
4. Finalidades del Tratamiento
La Compañía trata sus datos para las finalidades que se listan a continuación:
4.1. Finalidades previstas para nuestros clientes y aliados: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la dirección, planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas, así como la prestación del servicio de publicidad para las compañías que nos contratan.
Los datos se usan también para formalizar el relacionamiento comercial y desarrollar el contrato de prestación de servicios durante todas las etapas del mismo, en consecuencia, se guardan los datos de contacto de las personas de contacto que representan y/o trabajan con el cliente y/o aliado.
En la prestación de estos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente y/o aliado.
4.2. Finalidades previstas para nuestros usuarios: Desarrollar las actividades propias de los servicios de JAO las cuales están referidas principalmente a la planeación, organización y ejecución de eventos para el sector público y privado, ferias, desfiles, carreras deportivas, así como la prestación del servicio de publicidad para nuestros clientes/aliados.
En consecuencia usualmente se realizan las siguientes actividades: registro de las personas que asisten al evento, identificación de las mismas, entrega de kits, asistencia general en el transcurso del evento, asistencia médica en caso de ser requerida, entrega de premios y/o reconocimientos, toma de imágenes y videos así como la publicación de los mismos en redes sociales de JAO y/o de nuestros clientes (como Facebook, Instagram, Twitter, Página Web), registro fotográfico para piezas digitales o impresas, en general, se recolecta información antes y durante el evento para la adecuada realización, recordación y divulgación del mismo así como para el envío de información publicitaria que pueda ser de interés del Titular.
Conservamos los datos de contacto para proporcionarle información relativa al evento, para la difusión de eventos organizados por JAO o sus clientes/aliados para el envío de información, publicidad y promociones de JAO o sus clientes/aliados vía correo electrónico, SMS, teléfono o celular y en general, se utilizan los datos marketing, branding y publicidad.
Eventualmente se usan los datos para realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado por JAO.
En la prestación de estos servicios participan los empleados y proveedores idóneos contratados por la compañía dependiendo de las necesidades específicas de cada evento.
4.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y ex empleados.
La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que JAO se forme una opinión sobre las calidades de la persona y poder atender debidamente el proceso de selección de personal.
Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos y cumplir con las obligaciones legales en la materia así como para brindar beneficios extralegales o coordinar actividades de bienestar previstos en razón de su vínculo con el empleador.
Los datos de los exempleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social.
4.4. Finalidades previstas para el caso de proveedores personas naturales de la Compañía.
Los datos personales de los proveedores se recolectan con el fin de conocerlos, contactarlos y eventualmente contratarlos para la prestación de servicios relacionados con los productos que ofrece JAO.
En el caso de ser contratados, sus datos se utilizan para el desarrollo del contrato de prestación de servicios suscrito, para efectuar auditorias de servicio, así como para hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos.
Adicionalmente, pueden ser utilizados para hacerles partícipes de actividades, campañas que puedan resultar de su interés, para la realización de capacitaciones y comunicarles de protocolos de servicio de la compañía.
5. Conservación
Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos
6. Cambios en las políticas o en el Aviso de Privacidad
Los Titulares pueden consultar la Política de Tratamiento y el Aviso de Privacidad de JAO en la página donde constará cualquier modificación a las mismas, o podrá solicitarla vía correo electrónico: atencionalcliente@grupojao.com
JAO se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones en cualquier momento a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, así como al Aviso de Privacidad, para la atención de novedades legislativas o con el propósito de actualizarlas cuando la actividad comercial de JAO implique nuevos Tratamientos de la información personal.
Adoptado en Enero del 2010
Actualizado en Enero de 2023